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Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Bergheim
Die Stadt Bergheim bietet die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die Stadt Bergheim eröffnet gemäß § 3a VwVfG den eingeschränkten Zugang für die elektronische Kommunikation nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen:
- Elektronische Kommunikation per E-Mail für einfachen formlosen Schriftverkehr, der keine schutzwürdigen Daten beinhaltet
- De-Mail Kommunikation für Kommunikation mit einem erhöhten Schutzbedürfnis der Inhalte
Elektronische Kommunikation per E-Mail
Formgebundene Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch die einfache E-Mail übermitteln. Nutzen Sie hierfür bitte die dafür bereit gestellte De-Mail-Adresse (s. unten). Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Bergheim per E-Mail ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr (z. B. einfache Anliegen, Hinweise, Mitteilungen, Beschwerden oder Anfragen) möglich. Dafür gelten die nachfolgend dargestellten technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen:
Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist folgende zentrale Adresse eingerichtet:
Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot Kontaktformulare einzelner Ämter und Personen. An die E-Mail-Adressen einzelner Ämter oder Personen können Sie ebenfalls E-Mails senden, soweit sie veröffentlicht wurden.
Nicht alle Dateiformate können bei der Stadt Bergheim bearbeitet werden. Zurzeit ist nur die Bearbeitung der Dateiformate gewährleistet, die in der unten stehenden Tabelle gelistet sind.
Die Gesamtgröße der E-Mail (inklusive Anhänge) darf 35 MB nicht überschreiten. Die zugelassenen Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Bergheim nur als nicht-selbst entpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen. Amtssprache ist Deutsch. E-Mails, die das Nachladen von Inhalten erfordern, können möglicherweise nicht bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen mit der E-Mail versenden. Im Einzelfall klären Sie bitte mit der Empfangsstelle ab, ob das Nachladen von Informationen möglich ist.
De-Mail Kommunikation
Formgebundene Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nur in Form der De-Mail, nicht per E-Mail übermitteln.
Die Stadt Bergheim kann aus technischen und organisatorischen Gründen verschlüsselte elektronische Post nur in Form der De-Mail empfangen und weiter verarbeiten. Vertrauliche Informationen sollten Sie daher entweder per De-Mail oder per herkömmlicher Briefpost an die Stadt Bergheim senden. Die Dateiformate für De-Mails entsprechen den bereits bei der E-Mail-Kommunikation genannten Formaten.
Die De-Mail-Adresse der Stadt Bergheim lautet:
Allgemeine Informationen zur elektronischen Kommunikation
Dateien, die als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden ungeöffnet gelöscht. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe von Programmierungen (z. B. Makros) enthalten, sowie für E-Mails mit einem Virus. SPAM-Mails werden gefiltert. Der Absender kann hierüber nicht informiert werden.
E-Mails sind wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für unberechtigte Dritte lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden. Derzeit gibt es keinen einheitlichen technischen Standard, diese Mails zu verschlüsseln. Aufgrund dieser generellen Übertragungsrisiken und der Verwendung von SPAM-Filtern kann die Stadt Bergheim nicht die Gewähr dafür bieten, dass Ihre E-Mail tatsächlich hier eintrifft. Das Zustellrisiko trägt der Absender. Sollten Sie innerhalb von 14 Tagen keine Rückmeldung erhalten, wird empfohlen, sich erneut an die Stadt Bergheim zu wenden, ggf. auf einem anderen Kommunikationsweg (Briefpost, Telefax, Telefon oder De-Mail).
Treten Sie per E-Mail oder De-Mail an die Stadt Bergheim heran, so wird unterstellt, dass Sie eine Rückmeldung auf gleichem Wege wünschen. Handelt es sich jedoch um vertrauliche Informationen, oder ist die elektronische Übermittlung aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen, erfolgt die Antwort der Stadt Bergheim weiterhin per Briefpost, sofern Ihre E-Mail eine vollständige Absenderadresse enthält.
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bergheim und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderer Behörden.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder bearbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vor der Zusendung mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung. Eine Auswahl von Rufnummern finden Sie in der Internetpräsenz.
Die Liste der Dateiformate, die als Anhang zu elektronischen Kommunikation bei der Stadt Bergheim bearbeitet werden können, sieht zurzeit wie folgt aus:
| Dateiformat | Endung |
|---|---|
| Microsoft ® Word ® | .doc / .docx |
| Plain Text / ASCII-Text | .txt / .asc |
| Rich Text | .rtf |
| Microsoft ® Excel ® | .xls / .xlsx |
| Windows ® Bitmap | .bmp |
| Graphics Interchange Format | .gif |
| Joint Photographic Experts Group | .jpg / .jpeg |
| Portable Networks Graphic | .png |
| Tagged Image File Format | .tif / .tiff |
| Microsoft ® PowerPoint ® | .ppt / .pptx |
| Adobe ® Portable Document Format | |
| Datenkomprimierung | .zip |
Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. Sie definiert verwaltungsweite Mindeststandards. Weitere Dateiformate sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Empfangsstelle zulässig.